Assistant de gestion administrative du Pôle Technique (H/F)
Activités principales :
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Réceptionne, oriente et transmet les demandes auprès des services concernés, après analyse de ces dernières
- vérifie que la problématique relève de la compétence de la collectivité et le cas échéant oriente vers l’interlocuteur adéquat (vérification des parcelles sur le Cadastre)
- recherche les informations pour répondre aux demandes des usagers
- répond aux demandes des usagers par téléphone, mails ou courriers
Gestion administrative du Pôle
- assure le suivi de la gestion administrative du Pôle
- prend en charge les dossiers confiés par les responsables des services du Pôle Technique
- vise les bons de commande et rapproche les factures
- transmet des documents au parapheur (papier et/ou électronique)
- rédige des courriers
- enregistre les absences des agents du Pôle sur le tableur commun
- rédige et diffuse les arrêtés de permission de voirie et de travaux, assure le lien avec les partenaires concernés
- assure le suivi des travaux réalisés avec le SIEIL, diffusion des informations auprès des riverains et/ou des administrés
- assure le suivi de plannings des vérifications périodiques et de la gestion administrative des ERP
- établit et répond aux demandes de déclarations d’intention de commencement de travaux (DICT)
- assure le suivi des demandes d’intervention des agents du service (DIPS)
- assure la gestion administrative des demandes de subventions des actions relevant du Pôle technique
- rend compte à la hiérarchie et alerte la hiérarchie sur les problématiques rencontrées
Activités ponctuelles
- réceptionne les dépôts de dossiers Urbanisme et suit les demandes de travaux (GMAO) pour relais d’informations, en cas d’absence de la collègue
Diplômes / expérience
- Diplôme souhaité dans le domaine du secrétariat/ gestion administrative
- Expérience dans un poste similaire
Savoirs :
- Connaître le fonctionnement et l’environnement territorial
- Maîtriser l’expression orale et écrite
Savoir-faire :
- Savoir renseigner le public
- Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
- Savoir comprendre et reformuler les demandes
- Maîtriser l’utilisation des outils informatiques et bureautiques
- Savoir rechercher l’information
Savoir-être :
- Être courtois(e) et disponible
- Être le garant de l’image du service public
- Être clair(e) et précis(e) dans ses explications aux usagers
- Être d’une grande rigueur
- Être ponctuel(le)
- Être dynamique, réactif(ve) et avoir le sens de l'anticipation
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Avoir le sens des relations humaines, de la communication et du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail